Projektmanagement

Ein Projekt ist eine einmalige, zeitlich befristete Aufgabe, die darauf abzielt, ein spezifisches Ziel zu erreichen. Es unterscheidet sich von routinemäßigen Arbeiten oder Prozessen da es klar definierte Anfangs- und Endpunkte sowie spezielle Ziele und eine gewisse Komplexität hat. Projekte sind durch eine Abfolge von Handlungsschritten definiert, die auf das entsprechende Ziel ausgerichtet sind. Projekte können in verschiedenen Bereichen vorkommen wie Bau, Forschung, Marketing u.s.w. 

Einschaften eines Projekts

1. Einmaligkeit: ein Projekt ist in seiner Art einzigartig. Es kann Ähnlichkeiten mit anderen Projekten haben, aber es gibt immer spezifische Anforderungen oder Bedingungen, die es von anderen Projekten unterscheiden.
2. Zeitliche Begrenzung: Ein Projekt hat einen definierten Anfang und ein definiertes Ende. Es ist also eine zeitlich begrenzte Aktivität, im Gegensatz zu kontinuierlichen Prozessen. Es endet, sobald das Ziel erreicht wurde oder das Projekt abgebrochen wird.
3. Zielorientierung: Jedes Projekt hat ein klares Ziel, dass durch bestimmte Ergebnisse, Produkte oder Dienstleistungen definiert wird. Das Ziel ist spezifisch und Messbar.
4. Komplexität: Projekte sind in der Regel komplex, da sie verschiedene Aktivitäten/Handlungsschritten, Ressourcen und Personen umfassen. Sie erfordern oft eine koordinierte Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen und Experten. 

4-Phasen-Modell

1. Initiierung: in dieser Phase wird das Projekt definiert und gestartet. Der Projektleiter erarbeitet eine erste Projektidee, und das Ziel des Projekts wird klar definiert. Die Machbarkeit wird geprüft, oft durch eine Machbarkeitsstudie, und die wichtigsten Stakeholder werden identifiziert. Hier wird auch ein Projektauftrag erstellt und genehmigt, der die grundlegenden Projektziele und Anforderungen festhält.
2. Planung: In der Planungsphase erfolgt eine detaillierte Organisation und Vorbereitung. Der Projektzeitplan mit allen Aufgaben, Meilensteinen und Deadlines wird erstellt. Zudem werden benötigte Ressourcen wie Personal, Material und Budget kalkuliert und zugeordnet. Ein zentrales Element ist auch die Risikoanalyse, in der mögliche Risiken und deren Bewältigungsstrategien festgelegt werden. Für eine reibungslose Kommunikation während des Projekts werden klare Kommunikationswege festgelegt. 
3. Durchführung: in der Durchführung wird der Projektplan umgesetzt. Dies umfasst die Aufgabenverteilung an das Team, die Überwachung des Projektfortschritts und die Anpassung des Projektplans bei Bedarf. Qualitätsmanagement stellt sicher, dass die Ergebnisse den geforderten Standards entsprechen. Regelmäßige Meetings und Berichte halten das Team auf dem Laufenden und ermöglichen es, frühzeitig auf Herausforderungen zu reagieren.
4. Abschluss: zum Ende des Projekts werden die Ergebnisse final geprüft und formell abgenommen. Ein Abschlussbericht fasst den gesamten Projektverlauf zusammen und dokumentiert wichtige Erkenntnisse und Verbesserungspotentiale. Zudem erfolgt eine Nachkalkulation, und die Projektergebnisse werden an den Auftraggeber übergeben. Auch eine Abschlussbesprechung wird abgehalten, um das Projektteam und die Stakeholder über die Projektergebnisse informieren.

Projektinitiierung 

Hauptziel ist die Identifikation aller Projektziele und Anforderungen. Auf ihnen basierend soll eine grobe Entscheidung getroffen werden, ob das Projekt realisierbar und sinnvoll ist. Es werden SMARTe Projektziele definiert und der Grundstein für das Projekt gelegt, indem eine Vision und Richtung für alle Beteiligten geschaffen ist.

Aktivitäten 

• Projektidee und -Zielsetzung: Entwickeln einer klaren Projektidee und Definition der Projektziele. Hier werden oft SMART-Kriterien 
• Anforderungen des Kunden ob funktional oder nicht-funktional sind zu identifizieren und zu schärfen.
• Machbarkeitsanalyse: Untersuchung der technischen, rechtlichen und wirtschaftlichen Machbarkeit, um die Realisierbarkeit des Projekts zu sichern.
• Stakeholderanalyse: Identifikation der wichtigsten Stakeholder, also Personen oder Gruppen, die direkt oder indirekt betroffen sind oder Interesse am Projekt haben.
• Projektauftrag und Genehmigung: Erstellung eines Projektauftrags der die Ziele, den Umfang, Ressourcen und den genehmigten Zeitrahmen festhält und die Grundlage für die nächste Phase bildet.

Notationsstandards 

Lastenheft

Das Lastenheft ist ein zentrales Dokument im Rahmen der Projektplanung und -Durchführung, das die Anforderungen und Erwartungen an ein Projekt aus Sicht des Auftraggebers beschreibt. Es dient als Grundlage für die Kommunikation zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer und legt die Ziele, Funktionen und Rahmenbedingungen fest, die erfüllt werden müssen.

In einem Lastenheft werden nicht nur die spezifischen Anforderungen an das Produkt oder die Dienstleistung detailliert dargestellt, sondern auch der Kontext, in dem das Projekt durchgeführt wird. Dazu gehören beispielsweise der Einsatzbereich, Zielgruppen und relevante Rahmenbedingungen. Durch die klare Definition der Erwartungen wird sichergestellt, das alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis der Projektziele haben.

Ein gut strukturiertes Lastenheft fördert die Effizienz im Projektverlauf, reduziert Missverständnisse und trägt entscheidend zur Qualität des Endprodukts bei. Es ist daher essenziell, das Lastenheft sorgfältig zu erstellen und regelmäßig zu überprüfen, um den sich möglicherweise ändernden Anforderungen Rechnung zu Tragen. In der Folge wird das Lastenheft oft durch das Pflichtenheft ergänzt, das die spezifischen Umsetzungsschritte und technischen Details aus Sicht des Auftragnehmers festhält. 

Projektorganisationsmatrix

Eine Projektorganisationsmatrix ist ein Werkzeug im Projektmanagement, das die Verantwortlichkeiten und Rollen von Teammitgliedern für verschiedene Aufgaben in einem Projekt übersichtlich darstellt. Die hilft, Zuständigkeiten klar zu definieren und sicherzustellen, dass jeder weiß, was von ihm oder ihr erwartet wird. 

Die Matrix ist in der Regel als Tabelle aufgebaut, wobei:

• Die Spalten die Teammitglieder oder Rollen (z.B. Projektleiter, Entwickler, Marketing, Finanzen) darstellen.
• Die Zeilen die einzelnen Projektaufgabe oder Arbeitspakete realisieren.

In den Zellen der Matrix wird dann für jede Aufgabe und jede Rolle festgelegt, welche Art von Verantwortlichkeit besteht. Ein weit verbreitetes Modell ist das RACI-Modell:

1. Responsible: Die Person, die die Aufgabe ausführt.
2. Accountable: Die Person, die letztendlich für das Ergebnis verantwortlich ist. Jede Aufgabe sollte nur eine "Accountable"-Person haben.
3. Consulted: Personen, die als Experten oder zur Beratung herangezogen werden.
4. Informed: Personen, die über den Fortschritt oder das Ergebnis informiert werden müssen.

Vorteile:

• Klarheit: jeder weiß, wer für was verantwortlich ist, was Missverständnisse und Konflikte verringert. 
• Effizienz: Durch die klare Aufteilung der Rollen wird die Zusammenarbeit effektiver.
• Verantwortungsbewusstsein: Teammitglieder können sich klar auf ihre Zuständigkeiten fokussieren und Verantwortung übernehmen

Nachteile:

• Komplexität bei großen Projekten: Bei sehr großen Projekten mit vielen Aufgaben und Teammitgliedern kann die Matrix schnell unübersichtlich werden.
• Flexibilität: Wenn sich Aufgaben oder Rollen ändern, muss muss die Matrix regelmäßig aktualisiert werden.

Use-Case-Diagramm 

Ein Use-Case-Diagramm in der Unified Modeling Language beschreibt die funktionalen Anforderungen an ein System aus Sicht der Benutzer. Es zeigt, wie verschiedene Akteure (Benutzer oder andere Systeme) mit dem System interagieren und welche Ziele sie dabei erreichen möchten.

1. Akteure 

Ein Akteur ist eine Entität, die mit dem System interagiert, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Akteure können reale Personen, andere Systeme oder sogar externe Organisationen sein. Sie werden in Use-Case-Diagrammen durch eine Strichfigur symbolisiert und außerhalb des Systems dargestellt. Es gibt verschiedene Akteurtypen:

• Primäre Akteure: Diese haben das Hauptziel, eine bestimmte Funktion des Systems zu nutzen.
• Sekundäre Akteure: Unterstützen den Hauptprozess, haben jedoch nicht das Hauptziel, die Funktion des Systems zu nutzen

 

2. Anwendungsfälle (Use Cases) 

Ein Anwendungsfall beschreibt eine spezifische Interaktion oder Funktion, die das System für einen Akteur bereitstellt. In einem Diagramm wird ein Use Case als Ellipse dargestellt und gibt einen klaren Einblick in die Anforderungen des Systems aus der Benutzerperspektive. Ein Anwendungsfall umfasst eine Folge von Schritten, die den Benutzer zu einem bestimmten Ergebnis führen, z.B. "Buchung vornehmen" oder "Passwort ändern".

3. Beziehungen zwischen Anwendungsfällen